Como escolher um ERP: checklist
Dez perguntas objetivas. Se o fornecedor não responder alguma delas por escrito, essa é a resposta.
A escolha de um ERP se resolve em dez perguntas objetivas, feitas antes da demonstração: a base de dados é única ou existem módulos que sincronizam? Quais documentos fiscais o sistema emite? O que a licença limita — usuários, CNPJs, terminais, notas por mês? Como os dados saem se a relação terminar? E qual é o custo total do primeiro ano, não só a mensalidade?
O erro mais caro não é escolher o sistema errado — é descobrir o limite depois. Cota de nota fiscal, número de CNPJs e propriedade dos dados são cláusulas de contrato, não recursos de tela, e quase nunca aparecem na apresentação comercial.
1. A base de dados é única?
É o que define um ERP. Se o PDV, o emissor fiscal ou o financeiro forem programas separados que sincronizam de tempos em tempos, existem duas verdades sobre o mesmo número — e uma rotina de sincronismo para falhar em silêncio. Pergunte se a venda do balcão baixa o estoque no mesmo instante ou numa rotina posterior.
2. Quais documentos fiscais ele emite?
Liste os que a sua operação precisa hoje e os que precisará: NF-e (modelo 55), NFC-e (modelo 65), NFS-e, CT-e, MDF-e. Confirme também as operações de correção — cancelamento, carta de correção, inutilização e quebra de sequência — porque é nelas que o sistema fraco aparece. No caso de NFS-e, pergunte se o seu município está homologado.
3. O que a licença limita?
Usuários, CNPJs, terminais de PDV, depósitos e documentos fiscais por mês. Um sistema com multiempresa pode, ainda assim, licenciar por CNPJ — é o caso do Apollo Web, cuja licença vale para um CNPJ e não limita o número de usuários. E pergunte o que acontece ao estourar a cota de documentos fiscais: cobra o excedente ou bloqueia a emissão?
4. Como os dados saem?
Um dia a relação termina. Pergunte em que formato os dados são entregues, em quanto tempo e a que custo. O contrato do Apollo Web prevê exportação por 30 dias após o encerramento, em formato tecnicamente disponível, e determina que valores em discussão não impedem a entrega dos dados.
5. Qual a disponibilidade contratada?
Sistema em nuvem depende de conexão. Peça o número por escrito e o que fica de fora dele. O Apollo Web garante 95% do tempo mensal, excluídas falhas na internet do cliente.
6. Quem responde pelo backup?
Em nuvem, deve ser o fornecedor. Confirme se está no contrato e não só no discurso.
7. Como é o suporte, e o que é cobrado?
Horário, canal e limite de chamados. Verifique também o que vira serviço extraordinário: no Apollo Web, são quatro chamados por mês inclusos, e o atendimento para problema do equipamento ou da internet do cliente é cobrado por hora.
8. Treinamento está incluído?
Pergunte o formato. Treinamento coletivo por videoconferência costuma estar incluso; treinamento exclusivo, em horário personalizado, costuma ser cobrado à parte.
9. Quais integrações são pagas?
Marketplace, WhatsApp, SMS, inteligência artificial, consulta de placa. Peça o preço de cada uma antes de ativar e confirme se dá para desligar. É o modelo do Apollo Web: integração é serviço pago, cobrado só quando ativado.
10. Qual o custo total do primeiro ano?
Some licença ou mensalidade, implantação, treinamento, infraestrutura e o excedente previsto de documentos fiscais. Depois some o segundo ano, que costuma ser diferente. A composição da conta do Apollo Web está aqui, item por item — e os valores saem em proposta, pelo comercial da Lunar.
Perguntas frequentes.
Qual o erro mais comum ao contratar um ERP?
Comparar propostas apenas pela mensalidade.
O custo real soma licença, implantação, treinamento, infraestrutura e excedentes de uso — e os limites de licença (CNPJs, usuários, notas por mês) costumam aparecer só depois da assinatura.
ERP na nuvem é seguro?
Depende do que está no contrato, não da tecnologia. Verifique quem responde pelo backup, qual a disponibilidade garantida, como os dados são exportados no fim da relação e qual o papel do fornecedor sob a LGPD.
No Apollo Web, o backup é responsabilidade da Lunar, a disponibilidade mínima é de 95% do tempo mensal e a empresa atua como operadora dos dados pessoais inseridos no sistema.
Vale trocar de ERP ou adaptar o que já tenho?
Se o sistema atual exige digitação em mais de um lugar, não fecha o inventário ou não emite os documentos fiscais de que a operação precisa, adaptar costuma sair mais caro que trocar.
A migração deve ser planejada para não parar a operação — no Apollo Web há importação por planilha de produtos e de contas a receber, e a base atual é avaliada na implantação.
Quanto custa o Apollo Web?
O preço do Apollo Web sai em proposta, feita pelo comercial da Lunar Tecnologia a partir do porte da operação e do que a empresa vai usar.
A conta tem três componentes: a licença do sistema, cobrada por CNPJ; a hospedagem em nuvem, contratada à parte; e a cota mensal de documentos fiscais. Não há módulo vendido separadamente para a operação funcionar — os 12 módulos acompanham a licença. Peça a proposta pelo WhatsApp (11) 93620-7540 ou por comercial@apolloweb.com.br.
Preciso instalar alguma coisa?
Não. O Apollo Web é 100% na nuvem e roda no navegador.
Não há servidor próprio para comprar, nem licença de banco de dados, nem instalação em cada computador. Backup e atualização de versão são responsabilidade da Lunar Tecnologia.
Dá para importar os produtos e clientes que já tenho?
Sim. O Apollo Web tem importação por planilha para produtos e contas a receber, e a equipe avalia a base atual durante a implantação.
A migração é planejada para não parar a operação: a empresa continua vendendo enquanto a virada é feita.
Quem desenvolve o Apollo Web?
A Lunar Tecnologia da Informação Ltda., empresa brasileira com 22 anos de mercado, sede em Mossoró-RN e escritórios em São Paulo-SP e Goiânia-GO.
São 190 projetos implementados, 73 cidades atendidas em 8 estados e mais de 500 clientes usando os sistemas da Lunar.
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